Excel étant reconnu comme un logiciel d’analyse des données, il est utile dans de nombreux domaines. En entreprise, on est souvent confronté à des tableaux de données de masse, desquels on doit extraire des informations précises, faire des comparaisons ou encore des vérifications. La capacité d’analyser des données sous Excel est d’ailleurs une compétence exigée par de nombreux employeurs. Il est donc important de maitriser les techniques de recoupement de données avec ce logiciel.
Utilisation des formules pour analyser des tableaux de données sous Excel
Les formules représentent « l’arme » principale que l’on utilise pour résoudre quasiment tous les problèmes auxquels on peut être confrontés sous Excel. En face par exemple des tableaux regroupant des milliers de données où l’on désire en extraire quelques-unes suivant des critères précis, la maitrise des fonctions Excel s’avère nécessaire.
Vous trouverez sur le site Apprendre Excel des tutoriels bien détaillés et des astuces précises pour appréhender l’utilisation de ces fonctions en vue d’une analyse pointue de vos tableaux de données. Vous pouvez aussi vous abonner à leur page Facebook officielle pour vous assurer de ne rater aucune des actualités du site.
Voici quelques fonctions pratiques intervenant dans le recoupement des tableaux de données sous Excel
- La fonction « si »
Cette fonction dite conditionnelle permet de calibrer le tableau de données en fonction de vos besoins. Avec la fonction « si », seule une partie des données du tableau est donc visée, ce qui est bien plus adapté lorsqu’on est en face d’une masse de données. En pratique, cette fonction populaire d’Excel est souvent utilisée pour faire des comparaisons entre une valeur du tableau et la valeur attendue. Suite à son utilisation, elle renvoie à deux résultats possibles préalablement définis : soit c’est le premier résultat lorsque votre comparaison est vraie ou c’est le second résultat lorsque la comparaison est fausse.
- La fonction « RECHERCHEV »
La recherche verticale est une fonction très importante d’Excel. Elle permet de rechercher des informations par ligne dans une plage de données. En pratique, la valeur recherchée est fixée et à travers cette formule vous demandez à Excel de vous ressortir la donnée correspondante dans un ensemble de données. Par exemple, vous pouvez rechercher le prix d’un article à partir de son numéro de référence.
Outre la fonction RECHERCHEV, la fonction MATCH est aussi beaucoup utilisée pour réaliser des recoupements de tableaux. Utile pour rechercher un objet dans une plage ciblée, elle s’emploie comme la fonction RECHERCHEV à quelques différences près.
L’affichage côte à côte
L’observation étant la base d’une analyse bien réussie, pour des données pas trop nombreuses, l’affichage côte à côte est un moyen qui vous permettra de faire des rapprochements faciles en les regardant. L’avantage ici est que le défilement des fichiers est synchronisé.
L’utilisation d’une Macro Visual Basic (VB)
Cette méthode relève plus ou moins de la programmation, donc n’est pas forcement la plus vulgarisée des méthodes de recoupement des tableaux de données sous Excel. En pratique, il faudra écrire des lignes de codes pour expliciter de façon précise ce que vous souhaitez obtenir des tableaux de données à recouper.
Les Macros ont l’avantage d’automatiser les calculs et donc sont beaucoup plus pratiques pour analyser de grandes bases de données.